O que o Aptofy faz
Módulo por módulo, sem promessa: tudo desta página está no ar hoje. O que ainda está sendo construído aparece separado, no fim.
Cobrança e financeiro
Boleto e Pix emitidos pela conta do próprio condomínio, rateio automático e régua de cobrança que roda sozinha.
- Integração direta com 7 bancos e instituições de pagamento (Inter, Cora, Itaú, Banco do Brasil, Bradesco, Santander e Asaas), sem intermediário segurando o dinheiro
- Rateio da taxa condominial por fração ideal, com previsão orçamentária por conta
- Régua de cobrança automática: lembrete antes do vencimento, no dia e no atraso
- Juros, multa e correção configuráveis por condomínio (padrão: multa 2% + 1% ao mês pró-rata)
- Acordos de inadimplência parcelados, com acompanhamento do que foi pago
- Segunda via de boleto e Pix na mão do morador, sem passar pela administradora
- Verificação automática das contas: o sistema avisa quando uma despesa foge do padrão, o orçamento está a caminho de estourar, a inadimplência sobe por meses seguidos ou a mesma conta parece ter sido lançada duas vezes
- Contratos com vigência cadastrada: o sistema avisa antes do prazo de aviso prévio, para nenhuma renovação automática passar batida
- Vistorias delegadas: o funcionário executa a ronda do prédio com foto obrigatória e o síndico revisa de onde estiver — item reprovado abre ocorrência sozinho
- Cotações estruturadas: um pedido de orçamento vai para vários fornecedores de uma vez, cada um responde por um link próprio, e as propostas aparecem lado a lado — a regra dos três orçamentos fica documentada sozinha, com a decisão e a justificativa guardadas junto
Conciliação bancária
O extrato entra, o sistema casa cada lançamento com a cobrança certa e você só confere o que ficou em dúvida.
- O extrato vem direto do banco pela integração — ou por arquivo OFX, que todo banco exporta, quando não houver integração
- Baixa automática do pagamento identificado, sem digitação
- Sugestão de casamento por IA nos lançamentos ambíguos (planos Profissional e acima)
- Diferenças ficam visíveis em vez de sumirem no fechamento
Prestação de contas
Contabilidade de dupla entrada por trás de cada número — o balancete sai pronto, não montado à mão na planilha.
- Cada lançamento entra em partidas dobradas (o método contábil padrão) e não pode ser reescrito: erro se corrige com um lançamento novo, e os dois ficam no histórico
- Balancete e demonstrativos mensais gerados a partir do razão, não de digitação paralela
- Prestação de contas oficial para assembleia, com anexos
- Plano de contas por condomínio e orçamento anual comparado ao realizado
- Painel de engajamento do condomínio (adesão, leitura de comunicados, encomendas, uso do assistente de IA) direto dos dados, sem ferramenta externa
Fiscal e contas a pagaradd-on
Fornecedores, contas a pagar e as retenções que o condomínio precisa recolher, calculadas por regra e não por chute.
- Contas a pagar com fornecedores, vencimentos e anexo da nota
- Retenções de INSS, IRRF e ISS calculadas por regra, sempre do mesmo jeito — nunca por estimativa
- Calendário de obrigações fiscais do condomínio
- RPA para prestador pessoa física
- Hoje em cálculo simplificado — confira com seu contador antes de usar para obrigações oficiais
Folha e departamento pessoaladd-on
Os funcionários do condomínio — porteiro, zelador, faxina — com folha, encargos e recibos no mesmo sistema do financeiro.
- Cadastro de funcionários CLT com dados contratuais
- Folha mensal com encargos e provisões lançados direto na contabilidade
- Recibos e relatórios do período
- Hoje em cálculo simplificado — confira com seu contador antes de usar para obrigações oficiais
Portaria e controle de acesso
A tela que o porteiro usa o dia inteiro: encomenda, visitante, ocorrência e acesso — feita para tablet.
- Encomendas com foto no recebimento e registro de quem retirou
- Recebimento em lote com leitura de código de barras e OCR da etiqueta
- Visitantes pré-autorizados pelo morador, com código digitável e QR
- Livro de ocorrências do turno, com foto
- Botão de pânico que avisa síndico, conselho e administradora na hora
- Diretório de moradores e ocupação atual do condomínio
- Integração com dispositivos de acesso (API IoT, plano Premium)
App do morador
O morador resolve sozinho o que hoje vira ligação para a administradora.
- Segunda via da cota, com Pix e boleto
- Reserva de área comum, com foto do espaço, aprovação e regras do condomínio
- Comunicados e confirmação de leitura
- Assembleias e enquetes com voto pelo celular
- Abertura e acompanhamento de ocorrências, com foto
- QR de acesso para visitantes e prestadores
- Cadastro de telefone, veículos, pets (com foto) e dependentes pelo próprio morador
- Quem tem mais de um imóvel troca de apartamento dentro do app, sem sair da conta
Comunicação e assembleias
Comunicado que se sabe quem leu, e assembleia com voto registrado em vez de lista de presença no papel.
- Comunicados com editor rico (imagem, tabela, formatação) e confirmação de leitura
- Enquetes com apuração automática
- Assembleias com pauta, votação e resultado registrado
- Notificações por e-mail e push no app, disparadas pelos próprios eventos do sistema
Ocorrências, manutenção e documentos
Chamado que não se perde no grupo do WhatsApp, e manutenção programada que avisa antes de vencer.
- Chamados com histórico, responsável e comentários
- Triagem automática por IA, sugerindo categoria e prioridade
- Manutenções programadas com alerta de vencimento
- Repositório de documentos do condomínio (atas, regimento, contratos)
Sorteio de vagasadd-on
O sorteio anual de garagem conduzido pelo sistema, com critérios registrados e resultado auditável.
- Habilitação por unidade conforme os critérios da convenção
- Sorteio executado e registrado, sem planilha paralela
- Resultado publicado para os moradores
Assistente com IA
Pergunte em português sobre as contas ou sobre o regimento — e receba a resposta com a fonte.
- Perguntas sobre o financeiro do condomínio respondidas sobre os dados reais
- Perguntas sobre o regimento e a convenção respondidas com o artigo citado, para você conferir a fonte
- Resumo executivo mensal para o síndico (plano Premium)
- Propõe ações de gestão — acordo de inadimplência, lembrete de cobrança, rascunho de ata de assembleia, publicar comunicado, aprovar reserva — sempre com preview e confirmação antes de executar, nunca sozinho (plano Profissional)
- Cobre toda a inadimplência num pedido só: quem monta a lista das unidades é o sistema, não o modelo — unidade em dia nunca entra no lote
- Fechado no condomínio: responde sobre o prédio e sobre o próprio Aptofy, e recusa o resto — não é um chatbot de uso geral solto dentro do sistema
- Disponível dos planos Profissional em diante
Hub WhatsAppadd-on
Cobrança, aviso e atendimento pelo canal em que o morador já responde — com o assistente resolvendo direto na conversa.
- Régua de cobrança e avisos entregues no WhatsApp
- 2ª via de boleto com linha digitável e Pix copia-e-cola, reserva de área comum, abertura de chamado com foto, autorização de visitante e voto em enquete — tudo pelo assistente, com confirmação antes de qualquer ação
- Documento completo (PDF) entregue por link de acesso único, nunca anexado na conversa
- Controle de custo por condomínio: franquia, cota mensal e modo econômico automático ao atingir o limite
Segurança e conformidade
Os dados de cada administradora ficam trancados separadamente, e toda ação sensível fica registrada com autor e data.
- Os dados de cada administradora ficam separados por uma tranca no banco de dados, não por um filtro de tela que alguém pode esquecer de aplicar
- Registro de quem fez o quê e quando nas ações sensíveis — um registro que só recebe linhas novas, nunca perde as antigas
- Permissões por pessoa, separando o cargo (zelador, síndico, contador) do que ela pode ver e fazer no sistema
- Dados hospedados em nuvem, com acesso ao banco restrito às aplicações
- Canal de privacidade (LGPD): o morador pede acesso, correção, portabilidade ou eliminação dos próprios dados direto pelo app, com prazo de resposta acompanhado
- Troca de administradora sem recomeçar do zero: o condomínio muda de dono levando financeiro, moradores, documentos e histórico, com as duas empresas confirmando a mudança — e nenhum morador precisa refazer login
- Quem entrega o condomínio leva a própria prestação de contas: o razão contábil do período em que o prédio foi dela sai congelado num arquivo, no momento da transferência
Carteira do síndico profissional
Quem administra vários condomínios enxerga todos numa tela só, sem entrar prédio por prédio.
- Um painel com todos os condomínios que você administra, com semáforo de prioridade por prédio
- Inadimplência, saldo em conta, chamados abertos e próximos compromissos de cada condomínio, lado a lado
- Tabela comparativa da carteira inteira e relatório de valor consolidado
- Sempre a união dos seus vínculos reais — nunca um condomínio que não é seu
- Uma conta só, mesmo atendendo prédios de administradoras diferentes — o painel troca de contexto, você não troca de login
- A carteira junta prédios de administradoras diferentes na mesma tela — o que decide é o seu vínculo com o prédio, não de quem é a empresa
- Grátis até 3 condomínios — só paga por condomínio a partir do 4º, com preço público na página de planos
Kit de candidatura do síndico
Quem quer se candidatar (ou se recandidatar) a síndico gera uma proposta em PDF pronta para a assembleia, em minutos.
- Proposta em PDF com diagnóstico e plano de transparência escritos pelo próprio candidato
- Simulador de economia embutido, com o preço real do nosso catálogo e a metodologia sempre impressa
- Código de indicação pessoal: se o condomínio virar cliente, a indicação fica registrada
Em desenvolvimento
Ainda não está disponível
Está no roadmap, com escopo definido — e não entra em contrato como se já existisse.
Chave digital por NFC
O acesso do morador no próprio celular, sem tag e sem chaveiro na portaria.
- — Credencial no celular, emitida e revogada pelo painel
- — Integração com as fechaduras e catracas do condomínio